Leadership

Wie begegnen Sie als Führungskraft den Herausforderungen beim Outsourcing?

 7. April 2020

von Maik Wienströer 

Outsourcing ist ein Trend, der oft von Wellen begleitet wird. Unternehmen vergeben Aufgaben zunächst an Dienstleister, um sie zeitnah im Rahmen einer Strategieänderung zurückzuholen.

Oft sind diese Projekte geprägt von hohen Ausgaben, schmalen Gewinnen und einem Imageverlust. Doch worauf kommt es an und wie ist das zu verhindern?

Zunächst ist es wichtig, die richtige Aufgabe auszulagern und dies nachhaltig zu prüfen. Was auf dem ersten Blick sinnvoll für eine Auslagerung erscheint, kann bei genauerer Betrachtung ein wesentlicher Mehrwert des Unternehmens sein.

Daraus leitet sich die Faustformel ab, dass alles, was standardisiert gemacht wird und keinen Wettbewerbsvorteil darstellt, abgegeben werden kann. Als Beispiel sei die Lohnbuchhaltung genannt, diese ​folgt in jedem Unternehmen ​den gleichen Prinzipien.

Sobald der betroffene Bereich gefunden ist, sollte eine transparente Kommunikation erfolgen. Nicht selten erfolgen ​die Gespräche hinter verschlossenen Türen und dennoch gibt es ein Loch in der Geheimhaltung.

Eventuell hat jemand einige Worte aufgeschnappt oder durch ein privates Netzwerk etwas erfahren, was nun über die Flure wandert. Als Folge entsteht Unsicherheit bei den Mitarbeitern und es werden schlimme Szenarien ausgemalt.

Dadurch werden jedoch auch nicht betroffene Mitarbeiter verunsichert und häufig sind es die wertvollsten Mitarbeiter, die zuerst das Unternehmen verlassen. Mit einer transparenten Kommunikation kann dies nicht immer verhindert, jedoch deutlich gemildert werden.

Ein guter Maßnahmenplan mit deutlich kommunizierter Timeline ist essentiell beim Outsourcing!

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Geschwindigkeit. Ab Verkündung der Initiative sollten konkrete Zeitpläne und Meilensteine bekanntgegeben und eingehalten werden. Jeder sollte wissen, wann was passiert und betroffene Personen sollten frühzeitig informiert werden.

Insofern keine Entlassungen stattfinden, können an dieser Stelle durch ausreichende Kommunikation viele negative Effekte verhindert werden.

Anders ist es, wenn die bisherigen Mitarbeiter in Folge entlassen werden sollen. An dieser Stelle gibt es keine pauschale Lösung, jedoch ist zugleich die Transparenz und die Erklärung der Gründe noch wichtiger denn je.

Sobald es willkürlich wirkt werden andere Mitarbeiter verunsichert, mit den bereits beschriebenen Folgen.

Erfolgreiches Outsourcing erfordert Controlling.

Nach dem Outsourcing selbst sollten Sie im Idealfall einen zuvor hinreichend verhandelten Vertrag mit konkreten Maßstäben in den Händen halten, den es nun zu kontrollieren gilt.

Maßgeblich sind im Regelfall die Kosten sowie die Qualität des Service und die Auswirkungen auf das Unternehmen.

Die Kennzahlen sollten dauerhaft kontrolliert und bei Bedarf bemängelt werden, um weiterhin den besten Service gegenüber dem Unternehmen zu ermöglichen.
Auch wichtig ist der Blick auf die Innovation, beispielsweise sind Schreibmaschinen heute eher ein Auslaufmodell als Standard.

Genau so müssen sie bei einem Outsourcing prüfen, ob der bestehende Service in der Form weiterhin gebraucht wird oder einer Erneuerung bedarf.

Alles in allem steckt ein Outsourcing voller Fragestellungen, in denen neben dem internen Fachwissen oft auch externes Beratungswissen hilfreich ist. Ein Berater kann hierbei verschiedene Positionen einnehmen und die Führungskräfte des Unternehmens entlasten.

In seiner primären Rolle kann er einerseits die Führungskräfte und das Unternehmen bei ihrer Entscheidung beraten sowie auf mögliche Fragezeichen aufmerksam machen.

In der Umsetzungsphase kann er sich auf das Outsourcing und auf Teilbereiche wie die Kommunikation fokussieren, während die Führungskräfte weiterhin das Tagesgeschäft verantworten.

Ungeachtet des Ausgangs nimmt das Druck von den Führungskräften, denn die häufig auftretende Wut betroffener Personen fokussiert sich zunächst auf den Berater und kann dort zielführend bearbeitet werden.


Maßgeblich sind im Regelfall die Kosten sowie die Qualität des Service und die Auswirkungen auf das Unternehmen.

Die Kennzahlen sollten dauerhaft kontrolliert und bei Bedarf bemängelt werden, um weiterhin den besten Service gegenüber dem Unternehmen zu ermöglichen.
Auch wichtig ist der Blick auf die Innovation, beispielsweise sind Schreibmaschinen heute eher ein Auslaufmodell als Standard.

Genau so müssen sie bei einem Outsourcing prüfen, ob der bestehende Service in der Form weiterhin gebraucht wird oder einer Erneuerung bedarf.

Alles in allem steckt ein Outsourcing voller Fragestellungen, in denen neben dem internen Fachwissen oft auch externes Beratungswissen hilfreich ist. Ein Berater kann hierbei verschiedene Positionen einnehmen und die Führungskräfte des Unternehmens entlasten.

In seiner primären Rolle kann er einerseits die Führungskräfte und das Unternehmen bei ihrer Entscheidung beraten sowie auf mögliche Fragezeichen aufmerksam machen.

In der Umsetzungsphase kann er sich auf das Outsourcing und auf Teilbereiche wie die Kommunikation fokussieren, während die Führungskräfte weiterhin das Tagesgeschäft verantworten.

Ungeachtet des Ausgangs nimmt das Druck von den Führungskräften, denn die häufig auftretende Wut betroffener Personen fokussiert sich zunächst auf den Berater und kann dort zielführend bearbeitet werden.

​Worauf sollten Sie achten, wenn Sie sich externe Unterstützung für das Outsourcing holen?

​Viele potenzielle Dienstleister für ein Outsourcingvorhaben bieten eine Begleitung von der Analyse bis zur Umsetzung an, gerne auch mit freier Ausschreibung. Davon ist klar abzuraten, denn der Anbieter solcher Lösungen wird immer eine parteiische Sicht haben.

Zusätzlich nehmen Sie sich damit einen namhaften Dienstleister, denn wer analysiert hat zu viel interne Kenntnisse und sollte von jeder Ausschreibung ausgeschlossen werden um eine bevorzugte Behandlung zu verhindern.

Weiterhin erfolgt die Betreuung häufig lediglich bis zur Wahl des Dienstleisters, die Umsetzung und die Nachkontrolle werden im Regelfall durch Befangenheit / Konkurrenz nicht angeboten.

Besonders diese Phasen haben jedoch einen wesentlichen Anteil am Erfolg ihres Projekts und sollten daher nicht vernachlässigt werden. Daher empfiehlt es sich, eine neutrale Beratung einzukaufen, die alle Schritte entsprechend begleitet.

Zusammengefasst kann ein Outsourcing den Fokus auf das eigene Kerngeschäft unterstützen oder auch deutliche Ausgaben ohne Mehrwerte bedeuten.

Es gibt einige Entscheidungen, die maßgeblich die Richtung vorgeben. Eine externe Unterstützung empfiehlt sich in jedem Fall, da diese sowohl Erfahrungen als auch eine unvoreingenommene Sicht einbringt.

Damit wird ihr Projekt zum Erfolg!

​Maik Wienströer

Ihr Leadership Guide


​"Fair oder gar nicht."

Die Führung von morgen basiert auf Fairness, Wertschätzung ​und ​Motivation. Ich unterstütze ​Führungskräfte und Ihr Team ​mit Coaching, Beratung ​und Teambuilding Maßnahmen auf dem Weg zu gemeinsamen Höchstleistungen.

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